Hinweisgebersystem der EBZ Gruppe

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

EBZ SE
Bleicherstraße 7
88212 Ravensburg
Deutschland

Vertretungsberechtigte Personen:  Thomas Bausch (CEO), Alexander Schmeh (COO), Markus Müller (CFO)
Tel.: +49 751 886 0; E-Mail: info(at)ebz-group.com

Datenschutzbeauftragter der EBZ Gruppe
Bleicherstraße 7
88212 Ravensburg
E-Mail: Datenschutz(at)ebz-group.com

EBZ SE
Abteilung Recht
Tel. +49 751 886 140 3;
E-Mail: hinweisgeber(at)ebz-group.com

Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz
Bundesamt für Justiz
Externe Meldestelle des Bundes
53094 Bonn
 

Tel.: 0228 99 410-6644
E-Mail: hinweisgeberstelle(at)bfj.bund.de
Link: Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz

1. Beschreibung und Umfang
Mittels der internen Meldestelle haben Sie die Möglichkeit mit uns in Verbindung zu treten und Hinweise zu möglichen Compliance- und Rechtsverstößen abzugeben. Hierzu verwenden wir die von Ihnen in diesem Rahmen angegebenen Informationen mit dem Zweck der Überprüfung und Dokumentation der Meldung sowie für interne und Ermittlungen (einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger) und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen.

Soweit Sie Ihre Identität gegenüber der Meldestelle offenlegen, gelten die nachfolgenden Datenschutzinformationen. Es werden dabei nur solche Daten verarbeitet, die Sie uns freiwillig und aktiv mitteilen. Es besteht keine Pflicht, Ihren Namen oder Kontaktdaten anzugeben. Wir versichern allen Hinweisgebern eine vertrauliche Bearbeitung.

Die Nichtbereitstellung kann jedoch dazu führen, dass wir Sie nicht über den Verlauf der Ermittlung informieren können und unter Umständen eine ausreichende Aufarbeitung gewährleistet werden kann.

2. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m §§ 10 ff. HinSchG. Sie dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten und die Weitergabe Ihrer Identität ist das Vorliegen einer Einwilligung des Hinweisgebers gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, §§ 9 Abs. 3, 11 Abs. 2, 16 Abs. 3 HinSchG.

3. Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Einhaltung des HinSchG. Die von Ihnen im Rahmen unseres internen Hinweisgeber-Systems angegebenen Informationen werden wir zum Zweck der Überprüfung und Dokumentation der Meldung sowie internen und externen Ermittlungen verwenden. Unter der Voraussetzung von § 9 Abs. 1 und 2 HinSchG kann eine Weitergabe an zuständige staatliche Stellen erfolgen.

4. Dauer der Speicherung
Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie können den Widerruf per E-Mail oder per Post an den Verantwortlichen übermitteln. Nach dem Zweckentfall oder Ihres Widerrufs bzw. Rückzug Ihrer Einwilligung werden die von Ihnen überlassenen Daten zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet. Wir können darüber hinaus widerrufene Einwilligungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses bis zu drei Jahre speichern, um eine ehemals gegebene Einwilligung auch nach Widerruf nachweisen zu können. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.

5. Zugriff
Auf die Daten unseres internen Hinweisgeber-Systems hat ausschließlich die berechtigte Person des Justitiars Zugriff. Im Rahmen der Ermittlungen innerhalb der EBZ-Gruppe können diejenigen Stellen ggff. Kenntnis über Ihre personenbezogenen Daten erhalten, die diese zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten bzw. der oben genannten Zwecke benötigen. Das sind insbesondere der Vorstand, die Geschäftsführung, der Betriebsrat, die Personalabteilung, der Datenschutzbeauftragte und der Informationssicherheitsbeauftragte. Soweit zudem eine gesetzliche Verpflichtung oder Erfordernis gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c, f DSGVO besteht, kommt die Weitergabe von personenbezogenen Daten an staatliche Stellen wie Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte oder Aufsichtsbehörden oder an externe Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer in Betracht. Eine Weitergabe erfolgt nach Möglichkeit ohne Angabe von personenbezogenen Daten.

Ihnen stehen als Betroffener nach der DSGVO verschiedene Rechte zu, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 21 DSGVO ergeben:

1. Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO; 
2. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO; 
3. Recht auf Löschung, Art. 17
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18
5. Recht auf Datenübertragung, Art. 20 DSGVO
6. Widerspruchsrecht, Art. 21
7. Recht auf Widerruf der Einwilligung, Art 7
8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Die zustände Aufsichtsbehörde für Sie ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.